Der Verwaltungsausschuss der Gemeinde Wiefelstede nimmt die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung des Bauhofes zur Kenntnis. Die Verwaltung wird beauftragt, für den sich hieraus ergebenden Handlungsbedarf hinsichtlich der Organisation und Ausstattung des Bauhofes die erforderlichen Maßnahmen umzusetzen und die erforderlichen politischen Beschlüsse vorzubereiten und den Gremien zur Beschlussfassung vorzulegen.

 

    

 

  

 

Herr Schubert von der OptiSo Unternehmensberatung, Schubert & Partner, erläutert die Ergebnisse der Organisationsuntersuchung des Bauhofes der Gemeinde anhand einer Präsentation. (Die Präsentation ist dem Protokoll als Anlage beigefügt)

 

Er erläutert hierbei zunächst die Methodik und Vorgehensweise bei der Untersuchung des Bauhofes. Anschließend werden Erkenntnisse und Empfehlungen aus der durchgeführten Untersuchung dargestellt. Er betont, dass bei der Untersuchung die grundsätzlichen Rahmenbedingungen des Bauhofes betrachtet worden seien.

 

Zunächst stellt er die momentane Struktur des Bauhofes dar. Hierbei hebt er besonders hervor, dass die Gemeinde Wiefelstede momentan über 0,61 Vollzeitstellen je 1.000 Einwohner auf dem Bauhof verfüge. In der Regel sei hier ein Wert von ca. einer Vollzeitstelle je 1.000 Einwohner notwendig, um das anfallende Arbeitspensum abzudecken. Dieser Wert sehe daher jedoch zunächst sehr niedrig aus, sei jedoch noch zu interpretieren. Er erläutert, dass seitens der Gemeinde auch Fremdvergaben von Aufträgen stattfinden würden. Die Summe der für diese Arbeiten notwendigen Vollzeitstellen sei zu der für den Bauhof ermittelten Anzahl an Stellen hinzuzurechnen. So ergebe sich in Addition ein Wert von 0,9 Vollzeitstellen je 1000 Einwohner. Diese läge im Bereich des Regelwertes von ca. einem Mitarbeiter je 1000 Einwohner. Ein akuter Personalbedarf ergebe sich daher nicht. 

 

Ferner erläutert Herr Schubert die Auslastung des Bauhofes gem. der internen Leistungsverrechnung der Gemeinde Wiefelstede. Hier betont er, dass die Auslastung in den ausgewerteten Jahren jedes Jahr über 100 % gelegen habe. Hieraus lasse sich ableiten, dass der Bauhof grundsätzlich wirtschaftlich arbeite.

 

Anschließend geht Herr Schubert auf die Führung des Bauhofes ein. Hier sei die Führung aus dem Rathaus unabdinglich und das momentane Führungsmodell entsprechend der Größe des Bauhofes grundsätzlich gut.

 

Des Weiteren wird auf einzelne Aufgabenbereiche des Bauhofes Bezug genommen. Hier beginnt Herr Schubert zunächst mit der Pflichtaufgabe der Baumkontrollen. Diese Aufgabe müsse im Rahmen der Verkehrssicherungspflicht durch die Kommune erfüllt werden. Momentan gebe es in der Gemeinde Wiefelstede jedoch kein systematisches Kataster und keine dokumentierten Kontrollen. Folglich bestehe hier zwingender Handlungsbedarf. Für die Erstellung des Katasters sei die Schaffung von 2 Vollzeitstellen auf dem Bauhof notwendig. Alternativ könne jedoch über eine Fremdvergabe der Baumkontrolle nachgedacht werden.

 

Nachfolgend spricht Herr Schubert die Spielplatz und Straßenkontrollen an. Für die Spielplatzkontrollen sei momentan genügend Personal auf dem Bauhof vorhanden. Es bestünden jedoch noch Verbesserungsmöglichkeiten in Bezug auf die Organisation und den Ablauf der Kontrollen, da die Kontrollen derzeit papier-basiert erfolgen würden.

Bei den Straßenkontrollen gebe es bereits eine Straßenkontrollsoftware. Jedoch sei hier die Nutzung der Software optimierbar und regelmäßige Absprachen mit der Verwaltung notwendig. Am Personalkörper bestehe jedoch auch in diesem Bereich kein Handlungsbedarf.

 

Weitere Tätigkeitsfelder seien die Hausmeisterdienste, sowie die Sportplatzpflege. Die bei der Gemeinde Wiefelstede angestellten Hausmeister seien momentan in einer separaten Organisationseinheit nicht dem Bauhof, sondern dem FD Gebäudemanagement angegliedert. Hier könnten sich Gedanken über Synergien gemacht und die Rahmenbedingungen von gleichartigen Tätigkeiten überprüft werden. Die Organisation der Hausmeister werde dabei momentan ebenfalls durch die Fa. Optiso überprüft.

 

Im Bereich der Sportplatzpflege sei eine gute Zusammenarbeit zwischen Verein und Bauhof notwendig. Er hebt hierbei beispielhaft die Zusammenarbeit mit dem SVE Wiefelstede hervor.

 

Nachdem einzelne Tätigkeitsfelder des Bauhofes beleuchtet worden sind, wird durch Herrn Schubert das Auftragsmanagement des Bauhofes angesprochen. Die momentane Software sei hier nicht besonders funktional. Durch ein digitales Auftragsmanagement könne man hier bei Einbindung aller Mitarbeiter in den Workflow 0,6 – 0,8 Vollzeitstellen im Jahr einsparen. Hierfür sei lediglich die Anschaffung einer Software mit Lizenzkosten von ca. 3.000,00 – 5.000,00 € p.a. und mobiler Endgeräte für die Bauhofmitarbeiter notwendig. Des Weiteren solle die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bauhof intensiviert und regelmäßige Gesprächstermine festgelegt werden.

 

Danach erläutert Herr Schubert seine Erkenntnisse zur Wirtschaftlichkeit des Bauhofes und erklärt, für welche Tätigkeitsfelder eine Fremdvergabe zu empfehlen sei.

 

Anschließend thematisiert Herr Schubert das technische Anlagenmanagement des Bauhofes der Gemeinde Wiefelstede. Grundsätzlich sei die Ausstattung des Bauhofes zeitgemäß. Bei Beschaffungen für den Bauhof sollte jedoch in Zukunft auch das Modell des Leasings in Betracht gezogen werden. Ferner geht Herr Schubert auf einzelne Geräte Beispielhaft ein. So erörtert er, dass ein eigener Minibagger grundsätzlich zwar günstiger sei, im Vollkostenmodell am Ende jedoch nicht wirtschaftlicher.  Des Weiteren sei die momentane bodennahe Lagerung des Salzbestandes optimierbar. Perspektivisch sei die Beschaffung eines Salzsilos für ein geschätztes Kostenvolumen von ca. 100.000,00 € unabdingbar.

 

Abschließend erläutert Herr Schubert, dass der Betriebshof des Bauhofes der Gemeinde grundsätzlich gut aufgestellt sei und im Gegensatz zu vielen anderen Bauhöfen deutschlandweit keinen Sanierungsstau aufweise. Anschließend beendet Herr Schubert die Präsentation mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse der Untersuchung und betont u.a. nochmals die Notwendigkeit eines Baumkatasters und eines Salzsilos.

 

Bürgermeister Pieper fügt der Präsentation hinzu, dass es wichtig sei, dass die Gemeinde ihrer Verkehrssicherungspflicht nachkomme. Daher seien bereits Kosten für die Fremdvergabe der Baumkontrolle in der Haushaltsplanung für das Jahr 2022 berücksichtigt worden. Das Thema Salzsilo werde dagegen nicht schon im nächsten Jahr, sondern perspektivisch in den Folgejahren angegangen werden.

 

Ausschussmitglied Helm geht auf die Zusammenarbeit mit dem SVE Wiefelstede ein.

 

Herr Schubert erläutert hierzu, dass er die Anschaffung von Geräten für den Verein grundsätzlich kritisch sehe. Eher solle der Bauhof in wenigen Bereichen unterstützend tätig werden.

 

Ausschussmitglied Helm verweist auf die erst kürzlich erfolgte Beratung über einen Vollkostenzuschuss für einen Schmalspurtraktor für den SVE Wiefelstede im Sport- u. Kulturausschuss. Jedoch sei dieser Antrag abgelehnt worden und lediglich einer Drittelförderung zugestimmt worden. Er erläutert dabei, dass es schwierig sei, wenn sich der Verein immer alle Geräte ausleihen müsse.

 

Bürgermeister Pieper erläutert, dass anders entschieden worden sei als beantragt, da seitens der Gemeinde aufgrund der Haushaltslage immer Förderungen von dritter Seite zu berücksichtigen seien.

 

Außerdem erkundigt sich Ausschussmitglied Helm, ob er die Ausführungen von Herrn Schubert  richtig verstanden habe, dass es unter dem Strich günstiger sei, Geräte zu mieten.

 

Herr Schubert erläutert, dass das Modell Miete mit dem Modell Kauf fast gleich auf läge. Der Kauf sei kurzfristig dabei vermutlich zwar günstiger, die Miete eines Baggers jedoch auf lange Sicht wirtschaftlicher.

 

Aus der Mitte der Abgeordneten wird gefragt, ob das Gutachten dem Protokoll beigefügt werde.

 

Bürgermeister Pieper antwortet, dass das Gutachten den Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werde.

 

Ausschussmitglied Würdemann hinterfragt, ob die seitens der Gemeinde Wiefelstede durchgeführten Fremdvergaben berücksichtigt worden seien.

 

Herr Schubert erläutert, dass Fremdvergaben durch die Gemeinde Wiefelstede bei der Erstellung des Gutachtens berücksichtigt worden seien. Durch die momentanen Fremdvergaben sei der Bauhof personell ausreichend aufgestellt.

 

Ausschussmitglied Würdemann erfragt, ob Auftragsvergaben an den Bauhof wirtschaftlicher seien als Fremdvergaben von Aufträgen.

 

Herr Schubert führt aus, dass geprüft worden sei, in welchen Bereichen es wirtschaftlicher sei, Aufträge an Fremdunternehmen zu vergeben. Dabei sei festgestellt worden, dass sich die momentan ausgeschriebenen Arbeiten grundsätzlich für eine Fremdvergabe eignen würden. Fremdvergaben im Bereich der Spielplatzkontrollen oder der Straßenunterhaltung seien nicht wirtschaftlich, da hier oftmals hohe Stundenlöhne gezahlt werden müssten.

 

Ausschussmitglied Teusner erkundigt sich, ob auch die Qualität der ausgeführten Arbeiten berücksichtigt worden sei.

 

Herr Schubert schildert, dass die Qualität der Arbeiten nicht berücksichtig worden sei. Sehrwohl seien jedoch mögliche Arbeitsstunden für die Nachkontrolle von Arbeiten durch Fremdfirmen durch Mitarbeiter der Gemeinde berücksichtigt worden.

 

Ausschussmitglied Badet informiert sich, wie die Lagerung des Salzes auf dem Bauhof momentan gehandhabt werde.

 

Herr Schubert berichtet, dass das Salz momentan bodennah in einer kleinen Halle gelagert werde. Das Salz werde dann manuell in die entsprechenden Salzstreuer geladen.

 

Ausschussmitglied Badet erkundigt sich, ob die klimatischen Gegebenheiten des Standortes Wiefelstede im Gutachten berücksichtigt worden seien.

 

Herr Schubert stellt dar, dass man sich bei milderen Wintern in der Gemeinde Wiefelstede deutlich mehr Gedanken um den Winterdienst machen müsse. Unterschiede des Standortes Wiefelstede zu anderen Standorten in Norddeutschland wurden jedoch nicht berücksichtigt.

 

Ausschussvorsitzende Schnörwagen bedankt sich abschließend bei Herrn Schubert für die Vorstellung der Ergebnisse des Gutachtens der Bauhofuntersuchung.

 

Alsdann ergeht einstimmig folgende Beschlussempfehlung an den Verwaltungsausschuss: