Vorschlag / Empfehlung:

Der Gemeinderat beschließt, alle Ratsmitglieder mit einem iPad auszustatten. Die angeschafften Geräte verbleiben im Eigentum der Gemeinde Wiefelstede und sind bei Beendigung der Ratsmitgliedschaft zurückzugeben.

Die Zuschussregelung für die Ratsmitglieder aufgrund der ausschließlichen Nutzung eines elektronischen Ratsinformationssystems wird zum 31.12.2016 aufgehoben. 

Situationsbericht / Bisherige Beratung:

Ab dem 01.11.2011 wurde mit der Einführung des Ratsinformationssystems bei der Gemeinde Wiefelstede auf die Versendung von Einladungen und Niederschriften in Papierform verzichtet.

Zu Beginn des Jahres 2014 erfolgte eine Systemumstellung auf das Verfahren Session der Fa. Somacos. Zum System gehört unter anderen die von der Gemeinde lizenzierte Mandatos iPad App, die einen bequemen Zugang zum Ratsinformationssystem über das iPad ermöglicht. Diese App steht für jedes Ratsmitglied kostenfrei beim App Store von Apple zum Download bereit und kann mit den bereits eingerichteten Zugangsdaten genutzt werden. Im Ratssaal der Gemeinde Wiefelstede wurde eigens ein WLAN-Hotspot eingerichtet, um auch während der Ausschusssitzungen, neben dem möglichen und zu empfehlenden Offline-Betrieb, einen Online-Zugang zum Ratsinformationssystem zu erhalten.

Die Nutzung des Ratsinformationssystems mit dem iPad hat gegenüber einem Laptop neben dem des längeren Akkubetriebes noch einen entscheidenden Vorteil. Die herunterzuladenden Dokumente sind mit der Nutzung eines Laptops in einer eigenständig aufzubauenden Verzeichnisstruktur abzuspeichern und entsprechend zu benennen. Bei der Nutzung ist es erforderlich, sich die ständig wachsende Verzeichnisstruktur aufzurufen, um dann auf die Dokumente der entsprechenden Ausschusssitzung zuzugreifen. Beim iPad entfällt dieses, da hier alles über die Mandatos iPad App gesteuert wird. Hier ist es nur erforderlich, die entsprechenden Ausschusssitzungen auszuwählen und das System lädt die Dokumente herunter und speichert diese ohne Vorgabe des Anwenders. Bei der späteren Nutzung wird nur die Sitzung ausgewählt und alle benötigten Dokumente stehen sofort zur Verfügung.

Durch eine einheitliche Geräteplattform wird erreicht, dass die technische Betreuung der Gemeinde nur für iPads erforderlich ist und nicht noch auf andere Systemplattformen ausgeweitet werden muss. Des Weiteren profitieren auch die Ratsmitglieder von einer einheitlichen Gerätenutzung, da die Kenntnisse mit dieser Mandatos iPad App untereinander weitergegeben werden können.

Die anzuschaffenden  iPads verbleiben im Besitz der Gemeinde Wiefelstede und sind nach Beendigung der Ratsmitgliedschaft zurückzugeben. Bereits angeschaffte iPads, zum Beispiel die über den Landkreis Ammerland, können ohne weiteres weiter genutzt werden. 

Finanzierung:

Im Haushalt für das Jahr 2017 sind entsprechende Haushaltsmittel bereitgestellt worden.     

Anlagen: