Vorschlag / Empfehlung:

 

1) Der Verwaltungsausschuss beschließt, den Stellenplan und die Stellenübersichten in der vorliegenden Form in den Nachtragshaushaltsplan 2017 zu übernehmen.    

 

2) Die Verwaltung wird beauftragt, die Änderung der Zuständigkeitsordnung des Rates und seiner Ausschüsse im Sinne der vorliegenden Beschlussvorlage vorzubereiten und bis zur Arbeitsaufnahme der zentralen Vergabestelle zur Entscheidung vorzulegen.

    

Situationsbericht / Bisherige Beratung:

Der Nachtragsstellenplan 2017 einschließlich der Stellenübersichten ist als Anlage zur Beratungsvorlage beigefügt.

 

1) Neue Entgeltordnung zum TVöD für den Bereich der VKA   

 

Die Tarifvertragsparteien haben nach über 10-jährigen Verhandlungen eine „neue“ Entgeltordnung für den Bereich der kommunalen Beschäftigten mit Wirkung zum 01.01.2017 vereinbart. Durch die sehr späten Informationen über die Durchführungshinweise  von der „alten“ in die „neue“ Entgeltordnung, konnten die Überleitungsarbeiten im FD Innere Verwaltung erst Anfang Januar 2017 beginnen. Diese sind mittlerweile aber alle abgeschlossen, so dass im Rahmen des Nachtragshaushaltsplanes für 2017 auch der Stellenplan mit den nunmehr gültigen Entgeltgruppen dargestellt werden kann.

 

Besondere Merkmale der neuen Entgeltordnung sind, dass neue ausbildungsbezogene Tätigkeitsmerkmale für die Entgeltgruppen 5 (abgeschlossene mindestens 3-jährige Ausbildung und entsprechende Tätigkeit) vereinbart sind. Ferner sind die bisher dem ehemaligen Arbeiterbereich vorbehaltenen Entgeltgruppen 4 und 7 auch für den Bereich der ehemaligen Angestellten geöffnet worden. Die Entgeltgruppe 9, in der bisher Tätigkeiten von der Vergütungsgruppe Vc mit Aufstieg bis zur Vergütungsgruppe IVb ohne Aufstieg zusammengefasst waren, ist in die neuen Entgeltgruppen 9a bis 9c unterteilt worden. Dabei entspricht die bisherige stufenbegrenzte Entgeltgruppe 9 (Stufe 5 nach neun Jahren Stufe 4, keine Stufe 6) der neuen Entgeltgruppe 9a und die bisherige nicht stufenbegrenzte Entgeltgruppe 9 der neuen Entgeltgruppe 9b. Für die neue Entgeltgruppe 9c sind Tabellenentgelte zwischen den bisherigen Entgeltgruppen 9 und 10 vereinbart.

 

2) Einrichtung einer zentralen Vergabestelle

 

Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle wird in mehreren Organisationsmodellen (KGSt, Gemeinde 21 etc.) und von verschiedenen Gemeindeprüfungsanstalten favorisiert.

Die ordnungsgemäße Durchführung von Vergabeverfahren erfordert Fachwissen. Durch die Kompetenzbündelung können zentrale Vergabestellen insofern zu rechtssicheren Vergabeverfahren beitragen und auch den verwaltungsweiten Schulungsbedarf reduzieren. Darüber hinaus dienen sie der Korruptionsprävention, indem Zuständigkeiten durch Trennung der Aufgabenbereiche Leistungsbeschreibung und Ausschreibung personell entflochten werden. Auch lässt sich die zunehmende Digitalisierung des Vergabeverfahrens leichter durch eine zentrale Vergabestelle umsetzen.

Da im Fachbereich 3 – Bauen und Planen - erfahrungsgemäß die meisten und finanziell bedeutsamsten Vergaben anfallen, sollte die Vergabestelle dem Fachbereich 1 – Fachdienst Innere Dienste und Ordnung - zugeordnet werden. So kann die gebotene organisatorische und personelle Trennung gewährleistet werden.

 

Der Personalbedarf für die zentrale Vergabestelle liegt bei 0,4 (Vollzeit-)Stellen. Der Wert ergibt sich aus einem Vergleich mit einer weiteren Kommune des Ammerlands und einem Kennzahlenvergleich. Vorbehaltlich einer noch durchzuführenden Stellenbewertung dürfte die Eingruppierung für diesen Stellenanteil voraussichtlich im Bereich EG 8 TVÖD liegen. Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle führt zu zeitlichen Entlastungen der ausschreibenden Fachbereiche/Fachdienste, weil dort Aufgaben entfallen. Da den für Vergaben zuständigen Kräften in den Fachbereichen/Fachdiensten in der Regel weitere Aufgaben zugewiesen sind (Mischarbeitsplätze), führt der Wegfall von Aufgaben nicht gleichzeitig zu einer entsprechend geringeren Personalausstattung. Insofern kann eine zentrale Vergabestelle nicht "personalneutral" eingerichtet werden. Allerdings ist davon auszugehen, dass verwaltungsweit Arbeitszeitanteile frei werden, die für anderweitige Aufgaben zur Verfügung stehen oder gegebenenfalls im Rahmen einer Personalbemessung zu einem geringeren Stellenbedarf führen können. Es ist daher notwendig, für die zentrale Vergabestelle einen neuen Stellenanteil vorzusehen. Die Aufgaben einer zentralen Vergabestelle sind laut Musterdienstanweisung der Gemeindeprüfungsanstalt NRW insbesondere wie folgt definiert:

 

-          Wahl des Vergabeverfahrens bzw. Zustimmung zum vorgeschlagenen Vergabeverfahren,

-          Information gem. § 19 Abs. 5 VOB/A

-          Einfluss auf die Bieterauswahl bei nicht öffentlichen Vergabeverfahren bzw. Abänderung der Bieterlisten,

-          Zentrale Zusammenstellung und Versand der Bieterunterlagen einschließlich kostenmäßige Abwicklung,

-          Sammlung und Verwahrung der Angebote unter Verschluss,

-          zentrale Durchführung der Submissionen einschließlich Kennzeichnung (Perforierung) und erster Plausibilitätskontrolle,

-          formelle und rechnerische Prüfung sowie Erstellung der Preisspiegel,

-          Erstellung eines Vergabevorschlags unter Verwendung der Ergebnisse aus der formellen und rechnerischen Prüfung durch die Vergabestelle selbst als auch des Ergebnisses der wirtschaftlichen und fachtechnischen Prüfung durch den zuständigen Fachbereich,

-          Fertigung des Auftragsschreibens

-          Information gem. § 20 Abs. 3 VOB/A

-          Führung und Auswertung einer Vergabedatenbank

-          Einrichtung sowie ständige Pflege einer Bieterdatenbank.

 

Seitens der Verwaltung wird vorgeschlagen, die Einbindung der einzelnen Fachausschüsse, des Verwaltungsausschusses und des Rates bei Vergabeentscheidungen anzupassen. Durch die Beteiligung einer zentralen Vergabestelle ist eine zusätzliche Kontrolle des Vergabeverfahrens zu der des Rechnungsprüfungsamtes gegeben. Der Rat, der Verwaltungsausschuss bzw. die Fachausschüsse sollen unverändert ihre Entscheidungskompetenz darüber behalten, ob die Beschaffung von beweglichem Anlagevermögen oder die Durchführung einer Baumaßnahme erfolgen soll. Ihnen obliegt auch weiterhin die Entscheidung über die von der Verwaltung in diesem Zusammenhang vorgelegten Planungen. Mit Entscheidung über eine Maßnahme (Maßnahmebeschluss) soll die Verwaltung aber künftig unmittelbar beauftragt werden, die Leistungen gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften auszuschreiben und dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag zu erteilen. Der Verwaltungsausschuss erhält in seiner nächsten Sitzung eine informatorische Mitteilung, welches Unternehmen zu welchem Preis den Zuschlag erhalten hat. Die auf diese Weise entfallenden, teilweise zeitintensiven Sitzungsvorlagen führen zum einen zu Zeitersparnissen in den Fachbereichen/Fachdiensten und zum anderen zu einer schnelleren Durchführung der Vergabeverfahren. Es sei an dieser Stelle noch darauf hingewiesen, dass eine Vergabeentscheidung keinen Handlungsspielraum für Ermessensentscheidungen lässt, da ausschließlich die Verfahrensvorgaben der Vergabeverordnungen anzuwenden sind.

 

Im Ergebnis empfiehlt sich aus Gründen der Korruptionsprävention, einer effizienteren Durchführung von Vergabeverfahren und mehr Rechtssicherheit die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle.

 

Finanzierung:

 

Die vorstehenden personellen Maßnahmen wurden in die Haushaltsplanung für das Jahr 2017 aufgenommen. Die Personalkosten der zentralen Vergabestelle sind in die Nachtragshaushaltsplanung aufgenommen worden.    

     

Anlagen: