Vorschlag / Empfehlung:

Der Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht des Rechnungsprüfungsamtes vom 08.01.19 über die unvermutete Kassenprüfung in der Zeit vom 29.10. bis 30.10.18 zur Kenntnis.

Situationsbericht / Bisherige Beratung:

Aufgrund der §§ 153 III und 155 I Ziff. 4 NKomVG sowie des § 42 VII KomHKVO erfolgt einmal jährlich eine Prüfung der Gemeindekasse durch das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Ammerland. Die Kassenprüfung erfolgt unvermutet und damit ohne vorherige Ankündigung.

Die Kassenprüfung 2018 hat in der Zeit vom 29.10. bis 30.10.18 stattgefunden. Kontrolliert wurden einerseits die Bar- und Kontobestände der Gemeindekasse. Weiterhin erfolgt eine Überprüfung der Barbestände bei den Geldannahmestellen sowie den Handvorschüssen. Gleichzeitig erfolgte die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung und der Zahlungsabwicklung einschließlich der zugrunde liegenden Belege. Weiterhin erstreckte sich der Prüfungsbereich auf die Organisation der Gemeindekasse sowie der Verwaltung der Kassenmittel und der Wertgegenstände.

Die durchgeführte Kassenprüfung wurde in dem als Anlage beigefügten Prüfungsbericht zusammengefasst. Der Bericht datiert vom 08.01.2019 und wurde folglich etwas zeitversetzt erstellt. Das Rechnungsprüfungsamt merkte unter Ziffer 01 an, dass Beschäftigte der Gemeindekasse in der Finanzsoftware Adress- und Bankdaten ändern können. Dies verstoße gegen den Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlungen. Am 29.03.2019 erfolgte eine Stellungnahme an das Rechnungsprüfungsamt, dass eine Änderung der Abläufe nicht geplant sei. Gleichwohl werde jedoch die Einführung des Moduls Zentrale Adressverwaltung in der Finanzsoftware geprüft. Durch dieses Modul kann sichergestellt werden, dass Änderungen bei Adressen und Bankverbindungen nach dem 4-Augen-Prinzip erfolgen. Weiterhin wurde festgestellt, dass der Kassenaufsichtsbeamte im Jahr 2017 keine Kassenprüfung vorgenommen hat.

Im Übrigen ergaben sich keine Feststellungen.  

Anlagen: