Vorschlag / Empfehlung:

Der Verwaltungsausschuss nimmt den Bericht des Rechnungsprüfungsamtes vom 03.05.2023 über die unvermutete Kassenprüfung in der Zeit vom 06.-07.03. und am 09.03.2023 zur Kenntnis.

Situationsbericht / Bisherige Beratung:

Aufgrund der §§ 153 Abs. 3, 155 Abs. 1 Nr. 4 NKomVG sowie des § 42 Abs. 7 KomHKVO erfolgt einmal jährlich eine Prüfung der Gemeindekasse durch das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Ammerland. Die Kassenprüfung erfolgt unvermutet und damit ohne vorherige Ankündigung. Die letzte unvermutete örtliche Kassenprüfung wurde im Oktober/November 2018 durchgeführt. Coronabedingt wurde seither keine Kassenprüfung mehr durchgeführt. Die durchgeführte Kassenprüfung wurde in dem als Anlage beigefügten Prüfungsbericht zusammengefasst.

Die Kassenprüfung 2023 hat in der Zeit vom 06.-07.03.2023 und am 09.03.2023 stattgefunden. Kontrolliert wurden einerseits die Bar- und Kontobestände der Gemeindekasse. Weiterhin erfolgte eine stichprobenartige Überprüfung der Barbestände bei den Geldannahmestellen sowie den Handvorschüssen. Gleichzeitig erfolgte die Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung und der Zahlungsabwicklung einschließlich der zugrunde liegenden Belege. Weiterhin erstreckte sich der Prüfungsbereich auf die Organisation der Gemeindekasse sowie die Verwaltung der Kassenmittel und der Wertgegenstände.

Das Rechnungsprüfungsamt merkte unter Ziffer 01 an, dass Beschäftigte der Gemeindekasse in der Finanzsoftware Adress- und Bankdaten ändern können. Dies verstoße gegen den Grundsatz der Trennung von Anordnung und Ausführung von Zahlungen. Die Verwaltung der Adress- und Bankdaten erfolgt seit eh und je in der Gemeindekasse. Eine Änderung zur Kämmerei wäre derzeit problematisch, da dort intensiv die Aufholung der Jahresabschlüsse abgearbeitet wird. Sobald diese Arbeiten erledigt sind, könnte eine Änderung der Abläufe erfolgen.

Weiterhin wurde festgestellt, dass der Kassenaufsichtsbeamte letztmalig im Dezember 2020 eine Prüfung vorgenommen hat. Somit liegt ein Verstoß gegen die Dienstanweisung vor. Die Prüfung wird künftig regelmäßig durchgeführt.

Im Übrigen ergaben sich keine Feststellungen. 

Anlagen: