Vorschlag / Empfehlung:

Der Rat der Gemeinde Wiefelstede beschließt die 1. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung der Gemeinde Wiefelstede.

Situationsbericht / Bisherige Beratung:

Mit dem Nachtragsstellenplan 2017 wurde der Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle bei der Gemeinde Wiefelstede zugestimmt. Die Stelle ist zum Juli 2017 hin besetzt worden. Ziel einer zentralen Vergabestelle sollten Kompetenzbündelung, sowie ordnungsgemäße und rechtssichere Vergabeverfahren sein. Das benötigte Fachwissen wurde bei der zentralen Vergabestelle aufgebaut und von dort werden sämtliche Vergabeverfahren außer der freihändigen Vergabeverfahren durchgeführt.

In der Beratungsvorlage zum Nachtragsstellenplan wurde ebenfalls über eine Anpassung der Einbindung des Verwaltungsausschusses und des Rates hingewiesen: „Durch die Beteiligung einer zentralen Vergabestelle ist eine zusätzliche Kontrolle des Vergabeverfahrens zu der des Rechnungsprüfungsamtes gegeben. Der Rat, der Verwaltungsausschuss bzw. die Fachausschüsse sollen unverändert ihre Entscheidungskompetenz darüber behalten, ob die Beschaffung von beweglichem Anlagevermögen oder die Durchführung einer Baumaßnahme erfolgen soll. Ihnen obliegt auch weiterhin die Entscheidung über die von der Verwaltung in diesem Zusammenhang vorgelegten Planungen. Mit Entscheidung über eine Maßnahme (Maßnahmebeschluss) soll die Verwaltung aber künftig unmittelbar beauftragt werden, die Leistungen gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften auszuschreiben und dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag zu erteilen. Der Verwaltungsausschuss erhält in seiner nächsten Sitzung eine informatorische Mitteilung, welches Unternehmen zu welchem Preis den Zuschlag erhalten hat. Die auf diese Weise entfallenden, teilweise zeitintensiven Sitzungsvorlagen führen zum einen zu Zeitersparnissen in den Fachbereichen/Fachdiensten und zum anderen zu einer schnelleren Durchführung der Vergabeverfahren. Es sei an dieser Stelle noch darauf hingewiesen, dass eine Vergabeentscheidung keinen Handlungsspielraum für Ermessensentscheidungen lässt, da ausschließlich die Verfahrensvorgaben der Vergabeverordnungen anzuwenden sind.“

Nachdem die Zentrale Vergabestelle, ggf. unter Beteiligung des Fachdienstes bzw. beauftragten Dritten den wirtschaftlichsten Anbieter ermittelt hat, steht die Vergabeentscheidung rechtlich fest. Sofern sich die Mittel in dem vorgegebenen finanziellen Rahmen bewegen, muss der wirtschaftlichste Anbieter den Auftrag erhalten. Es findet somit im eigentlichen Sinne keine Entscheidung des Gemeinderates bzw. des Verwaltungsausschusses mehr statt. Daher könnte im Wege einer Ergänzung der Hauptsatzung der Gemeinderat / Verwaltungsausschuss auf diese Art der Befassung verzichten.

Vorgeschlagen wird, dass die Geschäfte der laufenden Verwaltung, die bisher in einer Anlage zur Hauptsatzung geregelt sind, als neuer § 3a „Zuständigkeit der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters (§ 85 NKomVG)“ in die Hauptsatzung mit aufgenommen werden. Gleichzeitig wird folgende Textpassage mit in den § 3a aufgenommen:

-          „Bei der Vergabe von Bauaufträgen sowie von Lieferungen und Leistungen, incl. der Bewirtschaftung der Mittel nach dem Haushaltsplan, entfällt die Zuständigkeit des Gemeinderats und der beschließenden Ausschüsse zugunsten der Bürgermeisterin / des Bürgermeisters, sofern der Gemeinderat oder der Verwaltungsausschuss einen Maßnahmebeschluss gefasst hat, auf dessen Grundlage die Vergabe durch die zentrale Vergabestelle erfolgt und sich keine Überschreitung des Kostenrahmens abzeichnet; das zuständige Gremium ist über die erfolgte Vergabeentscheidung unter Vorlage von Vergabesumme, Preisspiegel und Kostenschätzung zu informieren.“

Zusammenfassend kann damit festgehalten werden, dass durch die Vorberatung / Entscheidung von Vergaben im Verwaltungsausschuss und ggfs. im Gemeinderat erhebliche Zeitverluste eintreten. Daher schlägt die Verwaltung vor, die Zuständigkeit für Vergaben incl. der Bewirtschaftung der hierfür nötigen Haushaltsmittel an die Bürgermeisterin / den Bürgermeister zu übertragen, sofern die Vergabe sich im Rahmen eines Maßnahmebeschlusses der zuständigen Gremien bewegt.

Fazit: Vergabeentscheidungen müssen innerhalb des bestehenden engen vergaberechtlichen Rahmens getroffen werden. Folglich handelt es sich um gebundene Entscheidungen, für deren Vorberatung/Beschlussfassung im Verwaltungsausschuss und ggf. im Gemeinderat erhebliche Zeitverluste bei einer Bau- oder Beschaffungsmaßnahme eintreten.

Finanzierung:

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Anlagen: